Was sind E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar.
Dadurch kannst Du als Rechnungsempfänger die elektronisch übermittelte Rechnung empfangen und bis hin zur Auszahlung der Rechnung weiterverarbeiten.
Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen.
Schau dazu gern in meinem Blogbeitrag " Rechnung richtig ausstellen" rein.
Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen. Dazu schickst Du am besten Deinem Geschäftspartner eine Einverständniserklärung zum elektronischen Rechnungsversand zu.
Die Rechnung muss in einem elektronischen Format (z. B. .xml) ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden.
Es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein, d. h. die Rechnung darf nicht veränderbar sein.
Alle weiteren Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug müssen vorhanden sein.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung
Die Bearbeitung der Belege in elektronisch übermittelter Form in der Buchhaltung ist um ein Vielfaches schneller, von der Kontierung bis hin zur Ablage im Archiv.
Durch Dein elektronisches Ablagesystem findest Du jede Rechnung durch Schlagwortsuche auf Anhieb wieder und das lange Suchen im Papier fällt weg.
Du musst keinen Rechnungsbeleg mehr ausdrucken.
Deine Rechnung landet sofort per Mail beim Empfänger und Du hast einen Nachweis, dass Du die Rechnung zugestellt hast.
Skontofristen können besser eingehalten werden, da die Rechnung sofort beim Empfänger landet.
Du schonst die Umwelt! Keine Druckerfarbe mehr, kein Papierverbrauch mehr. Du sparst Dir den Weg zur Post, d.h. Wegfall der Transportwege.
Dein Schreibtisch ist immer aufgeräumt und die vielen Zettel verschwinden. So behältst Du die bessere Übersicht über Deinen Rechnungseingang und Ausgang.